Bài 3: Nói chuyện qua điện thoại

Lesson 3: Over the phone

Bài 3: Nói chuyện qua điện thoại

Bạn sẽ tìm hiểu cách nói khi cần gặp một người qua điện thoại, để lại lời nhắn; cách đề nghị người kia chờ điện thoại hay gọi lại sau; chuẩn bị thế nào trước khi gọi điện thoại; năm câu nói cấm kỵ khi giao tiếp qua điện thoại về chuyện làm ăn.

{rokaccess guest} Đăng ký thành viên để xem nội dung chi tiết {/rokaccess} {rokaccess !guest}

Trần Hạnh và toàn Ban Tiếng Việt Đài Úc Châu xin thân chào bạn. Mời bạn theo dõi loạt bài „Tiếng Anh Thương mại‟ do Sở Giáo dục Đa Văn hóa dành cho Người Lớn ở Melbourne gọi tắt là AMES biên soạn tại thành phố Melbourne, Úc Châu.

Qua loạt bài gồm 26 bài học này, chúng tôi sẽ mời bạn đến thăm một cơ sở thương mại Phương Tây làm ăn phát đạt để bạn có dịp giao tiếp với những người nói Tiếng Anh.

Mỗi bài đối thoại đề cập đến một phạm vi giao tiếp quan trọng trong doanh nghiệp. Xin bạn đừng lo lắng nếu không hiểu bài vào lúc đầu. Phần lớn đọan hội thoại sẽ được lập lại, giải thích và thực tập ngay trong bài này hay trong những bài sau.

Lâu lâu chúng tôi sẽ lập lại toàn bộ đoạn hội thoại… và bạn hẳn sẽ ngạc nhiên không ít khi thấy mình chẳng những có thể hiểu được rất nhìều mà còn nói được nhiều câu tương tự đến như thế.

Lesson Three: Over the phone

Bài 3: Nói chuyện qua điện thoại

Trong bài học hôm nay, bạn sẽ tìm hiểu xem bạn phải nói làm sao khi cần gặp một người qua điện thoại cũng như khi để lại lời nhắn. Bạn cũng sẽ biết cách đề nghị người kia chờ điện thoại hay gọi lại sau cũng như biết phải chuẩn bị thế nào trước khi gọi điện thoại. Ngoài ra bạn cũng sẽ học cách yêu cầu người đối thoại nói lại cho rõ. Và cuối cùng, bạn sẽ biết năm câu nói cấm kỵ khi giao tiếp qua điện thoại về chuyện làm ăn.

Nào chúng ta bắt đầu. Edward thuộc Công ty Triển lãm Dazzling đang chuẩn bị màn trưng bày cho Công ty Hale and Hearty Foods tại Trung tâm Triển lãm. Edward gọi điện thoại cho Harvey để kiểm lại các yêu cầu cần thiết.

Hội thoại 1:

Kate:             Good afternoon, Hale and Hearty Foods. Kate speaking.

                      Xin chào. Đây là Công ty Hale and Hearty Foods, Kate xin nghe.

Edward:        Ah yes, could I speak to Harvey Judd please?

                       À vâng, làm ơn cho tôi nói chuyện với Harvey Judd được không?

Kate:             May I ask who‟s calling? Xin ông vui lòng cho biết quý danh?

Edward:        It‟s Edward Bono. Tôi là Edward Bono.

Kate:             Harvey‟s on another call at the moment. Do you mind holding?

                       Harvey hiện đang có điện thoại. Ông có thể giữ máy được không ạ?

Edward:         Sure. Dạ được.

Kate:             I‟m afraid that line is still busy. Are you still happy to hold?

                       Tôi e là đường dây vẫn đang bận. Vậy ông có vui lòng đợi thêm được không?

Edward:         Actually, could you ask Harvey to call me when he gets off the phone? It‟s quite urgent.

Vậy cô làm ơn yêu cầu Harvey gọi lại tôi sau khi ông ấy nói chuyện xong được không? Chuyện này hơi gấp cô ạ.

Edward nói thế nào để xin nói chuyện với Harvey? Mời bạn nghe lại câu sau đây.

Edward:         Could I speak to Harvey Judd please?  Làm ơn cho tôi nói chuyện với Harvey Judd được không?

Đây là cách chúng ta thường hỏi để nói chuyện với ai đó trên điện thoại. Một cách hỏi khác là:

“Is it possible for me to speak to Harvey, please?” Cho tôi nói chuyện với Harvey được không ạ?

Cũng có khi người ta nói:

“I‟m after Harvey Judd. Is he in? Tôi muốn nói chuyện với Harvey Judd. Anh ấy có ở đó không?

Chúng ta hãy thử tập nói những câu mở đầu sau đây:

English:         Could I speak to John, please?

                        Is it possible for me to speak to John, please?

                        I‟m after John Brown? Is he in?

                        Làm ơn cho tôi nói chuyện với John?

                        Tôi có thể gặp Jonhn được không ạ?

                        Tôi muốn gặp John Brown? Không biết ông ta có đó không?

Tới đây, chúng ta thử tìm hiểu một vài điểm đáng chú ý trong phép xã giao khi nói chuyện qua điện thoại.

Liệu bạn có nên cầm máy để chờ gặp một người đang bận nói chuyện với ai đó không? Bạn là người đang lo làm ăn, trong khi thời giờ là vàng bạc, vả lại bạn cũng không thể biết người kia còn nói chuyện bao lâu nữa. Vậy tốt hơn hết, bạn nên nhắn lại.

Bạn đừng nên tiếp tục chờ sau khi người lễ tân liên lạc lại để thông báo là đường dây còn bận. Thông thường, sau khi bạn cầm máy khoảng 30 đến 45 giây thì lễ tân sẽ liên lạc với bạn và chờ như thế cũng là khá lâu rồi.

Nếu đây là lần đầu tiên bạn liên hệ với người cần gặp và nhất là khi bạn muốn yêu cầu điều gì đó thì tốt hơn hết là bạn nên gọi người đó vào một dịp khác thay vì để cho người đó gọi lại.

Vậy Edward nói như thế nào để nhắn Harvey gọi lại cho mình? Mời bạn nghe lại những câu sau đây.

Kate:             … Are you still happy to hold?  … Ông vẫn vui lòng chờ máy chứ?

Edward:         Actually, could you ask Harvey to call me when he gets off the phone? It‟s quite urgent.

Vậy cô làm ơn yêu cầu Harvey gọi lại tôi sau khi ông ấy nói chuyện xong được không? Chuyện này hơi gấp cô ạ.

Edward dùng từ 'Actually' thay cho từ "No".

Trong phép xã giao qua điện thoại "No" là một trong những từ bạn nên tránh dùng. Một số nhà ngữ học phàn nàn rằng từ 'Actually' đã bị lạm dụng. Tuy nhiên, trong trường hợp này nó lại rất hiệu quả trong việc giúp cho câu phủ định nghe dễ chịu hơn. Mời bạn nghe và lặp lại.

English:         Actually

                       Actually, could you ask Harvey to call me?

                       Actually, could you ask Harvey to call me when he gets off the phone?

                       It‟s quite urgent.

Đôi khi "actually" còn có thể được dịch là "thực ra" khi cần phải sửa sai lời nói của người kia. Thí dụ:

Ví dụ:             Happy 20th Birthday to you! Chúc mừng Sinh nhật thứ 20 của bạn nhé!

                       Actually, I've just turned 19. Thực ra tớ vừa lên 19 thôi.

Như đã đề cập trước đây, "No" là từ bạn nên tránh dùng khi bàn chuyện làm ăn qua điện thoại.

Ngoài ra, bạn cũng nên tránh dùng câu sau đây.

Ví dụ:             I can‟t do that. Tôi không thể làm vậy được.

Thay vào đó, bạn hãy nói về những thứ mình có thể làm chẳng hạn như:

Ví dụ:             This is what we can do, we can send the documents to you overnight.

                       Chúng tôi có thể gửi tài liệu cho ông sau đêm nay, và đấy là điều chúng tôi có thể làm được.

Bạn cũng nên tránh dùng “I don‟t know” (REPEAT) - có nghĩa là "Tôi không biết". Thay vào đó bạn có thể nói:

Ví dụ:             That‟s a good question. Let me find out for you. Thật là một câu hỏi chí lý. Ông để tôi tìm hiểu xem nhé.

"That‟s a good question" - có nghĩa là "một câu hỏi hay" hoặc "đó là điều đáng hỏi". Thật ra đây chỉ là kế hoãn binh để có giờ tìm câu trả lời, chứ không phải là một lời khen tặng.

Nếu như bạn phải tạm ngưng cuộc điện thoại vì có chuyện gì đó thì không nên nói:

Ví dụ:             Just a moment Đợi một chút

Thay vào đó, bạn nên ước lượng chính xác khoảng thời gian và lý do buộc bạn phải tạm ngưng nói chuyện. Ví dụ:

Could you excuse me for ten seconds? I just have to sign an urgent form for someone.

Xin ông chờ khoảng 10 giây nhé, tôi cần phải ký gấp đơn cho người ta.

Khi yêu cầu ai làm việc gì, bạn nên tránh dùng những câu trịch thượng hay nghe như thể một mệnh lệnh.

You‟ll have to… Ông sẽ phải …

Thay vào đó, bạn nên nói: “You‟ll need to…” - ông cần phải.. hay “We‟ll need you to…” - chúng tôi cần ông. Thí dụ:

We‟ll need you to sign before the end of the week. Chúng tôi cần ông ký trong tuần này.

Quý bạn đang theo dõi chương trình "Tiếng Anh Thương mại" của đài Úc Châu.

 

In bài này Gửi Email bài này

HQ Office
CT Office
HN Office
Sydney Office
Melb Office